El blog de Colaboranet

Reflexiones, planes, mejoras y charla…

Seguridad en la Nube para tu Escuela

La “Nube”: La manera más segura, barata y eficaz para instrumentar  un sistema de control escolar.
Mucho de lo que está ocurriendo actualmente en las aplicaciones web usa la palabra “nube”, un poco por moda, pero también como una realidad tecnológica de un fuerte impacto, que rompe los esquemas tradicionales de ubicar datos y aplicaciones en servidores propios o públicos. Wikipedia nos dice (enero 2016):

 En este tipo de computación todo lo que puede ofrecer un sistema informático se ofrece como servicio,2 de modo que los usuarios puedan acceder a los servicios disponibles “en la nube de Internet” sin conocimientos (o, al menos sin ser expertos) en la gestión de los recursos que usan.

Las principales objeciones para que escuelas y otros  pequeños negocios adopten soluciones basadas en la “nube” son usualmente privacidad y seguridad de los datos.

Estas instituciones no desean que haya riesgos para sus datos al no tener control  y administración de los aspectos de seguridad en los servidores que contienen los datos. Sin embargo, nuevamente aplica el dicho “zapatero, a tus zapatos”.

Los responsables informáticos de las escuelas se deben ocupar del equipo, redes, infraestructura de programas y sistemas operativos, capacitación a usuarios, mantenimiento y cuidado de infecciones maliciosas como virus, troyanos, hackers etc. Si tienen datos vitales en servidores locales, deben asegurarse de respaldarlos, tener redundancia y capacidad de recuperación en caso de incidentes.  Normalmente, no son expertos en seguridad, son escasos, y por ende sujetos a  un alto potencial de rotación; son  difícilmente supervisables debido a lo especializado de su trabajo.

En cambio, los responsables de administrar sistemas en la “nube” tienen como una de sus principales ocupaciones  cuidar la privacidad, seguridad e integridad, cifrado, certificación y pruebas contra ataques  de los datos en los servidores que utilizan;  viven de eso, que es su negocio, no de hacer las funciones arriba descritas para el responsable informático.

El tener un modelo de servicios provisto por cómputo en la nube tiene ventajas indiscutibles: hardware de primera calidad está disponible a tarifas de arrendamiento, muy competitivas, y que no requieren fuertes inversiones iniciales;  tampoco se necesitan instalaciones costosas, con suministro eléctrico regulado y constante, y aislamiento físico.

Así, la discusión ya no se trata de determinar si se va a adoptar una solución en la nube, sino más bien, cuál es el mejor proveedor en cuanto a calidad, continuidad, seguridad, soporte técnico y algunos factores adicionales técnicos, administrativos y financieros. Y es precisamente, el responsable informático de su institución quien deberá guiarla hacia la adopción de una solución estructurada total o parcialmente hacia la nube.

Si aún con todo lo anterior, su institución se siente incómoda en cuanto a dejar datos en la nube pública, se puede usar una combinación de nube privada con nube pública, protegida detrás de un cortafuegos del resto de Internet, sin necesidad de invertir en servidores físicos personales, normalmente innecesarios, y de buscar la mejor combinación privado/público que permita aprovechar su infraestructura.

Los proveedores de nube pública están haciendo desaparecer las inquietudes respecto a sus servicios. Exhiben su lista de clientes, explican sus métodos de protección y seguridad; la misión de la empresa proveedora debe quedar evidenciada, y debe haber un acuerdo contractual sobre el nivel de servicio (Service Level Agreement) que garantice al disponibilidad del servicio, muy cercana a 100%, y todo esto a costos bastante módicos.

Así que, es tiempo de encarar el futuro aprovechando toda la gama de servicio de la “nube” que ya está instrumentada y siendo aprovechada por miles de empresas.


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Cuando el vaso se desborda es porque es muy pequeño o porque tiene demasiada agua

A finales de julio pasado el servidor de Colaboranet tuvo su primer saturación y dejó de responder por varios minutos. Nuestro servicio de detección de disponibilidad que una vez por minuto se asegura de que el sitio siga en pie, me envió un correo para avisarme que estábamos fuera de línea. Al poco tiempo sonaron también los teléfonos y me contactaron por Skype nuestros encargados en varios colegios.

¿Qué es lo que está pasando? me preguntaban todos,;  por varios días sólo pude responder “estamos sufriendo sobrecargas intermitentes”. Por supuesto no es una respuesta satisfactoria, ni para los clientes ni para nosotros, así que me propuse escribir todo el detalle de lo sucedido en cuanto lográramos descubrirlo; éste es el motivo de este artículo.
Lo primero era restablecer el servicio y después averiguar qué pasó. “Reseteamos” el servidor y el servicio se restableció por un tiempo, pero sus signos vitales estaban padeciendo. Su pulso estaba por los cielos y continuaba subiendo… Después de un tiempo se volvió a saturar. Contactamos de emergencia a quienes lo tienen a su cargo físicamente en un “datacenter” de California y ellos aseguraron no haber cambiado nada que pudiera provocarlo. Sólo quedaba buscar la causa dentro del sistema mismo.

El estrés estaba creciendo en todos. Teníamos que tomar decisiones con gran velocidad, hacer averiguaciones y responder a los clientes al mismo tiempo.

Primero sospeché de un cambio reciente que yo mismo había hecho: había activado un nuevo proceso para detectar las características del dispositivo con el que el usuario está navegando. Esto porque últimamente estamos en la misión de hacer Colaboranet muy cómodo en los celulares y tablets ya que el 40% de nuestro tráfico en las tardes proviene de estos dispositivos.

Estaba poco convencido de que esto fuera el motivo ya que no parecía un “proceso pesado” pero lo desactivamos, y un tiempo después se volvió a saturar por lo que concluimos que efectivamente no era el motivo. Decidimos reactivarlo para no quitar a los usuarios la vista remodelada de mensajes en los móviles y continuamos buscando causas.

La dificultad de la investigación radica en que el servidor procesa miles de cosas al mismo tiempo, y es difícil determinar si un problema que se observa es causa o consecuencia de otra situación. Intentaré describir el problema sin términos técnicos… imaginen una supercarretera con cientos de autos corriendo a gran velocidad uno atrás de otro a poca distancia; si uno solo disminuye  su velocidad, se produce un tapón de tráfico tremendo que se va propagando por toda la carretera hasta que todos van lento o el tráfico se detiene por completo.

Ahora bien, cuando se busca quién ocasiona la lentitud, lo que se observa es que todos van lento y esto imposibilita diagnosticar fácilmente en dónde está la causa primera. El problema crece en complejidad conforme se cruzan otras avenidas en las que también se propaga el embotellamiento.
Para apoyar el diagnóstico de problemas como éste, Colaboranet cuenta con varios mecanismos de monitoreo que observan constantemente el tráfico de peticiones de páginas, operaciones en bases de datos, y todos los signos vitales del servidor. Es decir, todo está bajo observación, pero eso no determina el problema de forma definitiva, porque cualquier falla observada en un elemento puede ser en realidad el resultado de la falla de otro. En ese sentido es muy similar a la medicina… los aparatos de monitoreo y análisis facilitan el diagnóstico, pero no revelan la enfermedad.

Los registros indicaban que las operaciones relacionadas a las calificaciones estaban tardando más de lo normal, así que supuse que se debía a que los profesores de todas las escuelas estaban capturando calificaciones sobre tablas de datos cuando se encontraban con el mayor volumen de datos y sospeché entonces que las sobrecargas se debían a eso. Comenzamos por optimizar los procesos más pesados.

Optimizar un proceso significa encontrar el método que consuma menos recursos del servidor para realizar la misma función.

A través del monitoreo de procesos, encontramos varios que podían ser mejorados, así que trabajamos rápidamente en optimizaciones y el sistema aumentó su estabilidad. Se saturaba con menor frecuencia, pero aun no regresábamos al nivel de carga normal.
Continuamos en esta labor de optimización varios días, y cada proceso que optimizábamos tenía un impacto favorable, pero no lo suficiente para celebrar la victoria. Sin duda estábamos logrando cargar menos el servidor, pero daba la impresión de que se había vuelto más pequeño súbitamente y a pesar de que le quitábamos carga, continuaba padeciendo.
Por varios días continuamos pegados a las computadoras día y noche, atendiendo llamadas de clientes, investigando, y optimizando los procesos lentos que se iban encontrando.
Al cabo de varias optimizaciones, el servidor dejó de saturarse y dimos la batalla por ganada.
Vinieron las vacaciones, recomenzamos ciclo escolar, y en el martes de la segunda semana… recibimos nuevamente la notificación “fuera de línea” .
Fue evidente entonces que el servidor había estado estable porque la demanda había bajado durante las vacaciones, pero que seguía habiendo una situación a resolver que era más grande que todas las pequeñas mejoras que habíamos hecho.

A fin de que el servidor nunca dejara de responder por completo, activamos un sistema de autoprotección para “desviar tráfico” cada que la carretera se saturaba, lo que provocaba que en ciertas horas pico, los usuarios tuvieran un servicio intermitente que ocasionalmente  mostraba una pantalla avisando que el servidor se estaba recuperando de una sobrecarga y la conexión se reintentaba automáticamente después de un minuto.

Esta medida permitió a la mayoría de los usuarios realizar su trabajo, pero con algunas pantallas solicitando su espera entremedio, lo cual generó varias frustraciones que lamentamos mucho.
Al llegar el final de la semana, tomé finalmente un momento de descanso para ver si se me ocurría algo tomando un poco de distancia, y mientras iba conduciendo tuve una intuición… si el servidor había estado perfectamente estable por años, a pesar de que varios procesos no estaban en su versión ideal de ahorro de recursos, y esta vez estábamos operando sobre volúmenes de datos mínimos por ser inicio de ciclo, había que dejar de buscar de hacer optimizaciones y buscar otro tipo de culpable.
Recordé entonces nuevamente que la situación comenzó a darse después de activar aquel proceso de detección de móviles y tabletas que originalmente culpé pero que se probó inocente cuando ocurrió otra saturación aún después de desactivarlo. Esta vez se me ocurrió sin embargo la siguiente posibilidad:

¿Qué tal si el proceso de detección de móviles consumió recursos del servidor de una manera que aún después de desactivarlo, esos recursos no fueron devueltos, y el servidor volvió a saturarse como consecuencia?

¡¡¡Eureka!!! pensé, y me dirigí de inmediato a la oficina a las 22:30 del sábado 30 de agosto para probar esta teoría. Esta vez desactivaría el proceso y posteriormente reiniciaría el servidor para que todos los recursos consumidos fueran devueltos.
A las 11pm sonaron los Whatsapp de todos mis colegas. Era yo anunciando: “ya encontré el problema de raiz! el servidor está de nuevo en 10% de carga.”

Abrimos una botella de vino y celebramos el final de una gran batalla contra procesos informáticos ineficientes. Esperamos una semana para corroborar que el servidor no volviera a saturarse antes de anunciar oficialmente a nuestros clientes que habíamos solucionado la situación definitivamente. Este artículo marca el éxito después de que la semana transcurrió sin ninguna saturación.

Investigando posteriormente me encontré en Internet advertencias sobre el comportamiento ineficiente de este módulo de detección de dispositivos, porque cuando se desarrolló solo existían unos cuantos, y conforme salieron tantos tipos al mercado, dejó de ser eficiente. Actualmente trabajamos ya en una alternativa para detectar adecuadamente las capacidades de los dispositivos móviles.
Por supuesto tuve la sensación de arrepentimiento de “pero si era tan fácil! fue lo primero que sospeché, cómo no se me ocurrió antes! “, sin embargo… toda desventura viene con lados positivos.
En este caso el lado bueno es:
  • optimizamos muchos procesos que no eran los culpables principales, pero ahora funcionan más rápido
  • nos armamos con más sistemas de monitoreo de todos tipos y estamos mucho más preparados que antes para afrontar una situación similar en el futuro.
  • aprendimos un montón de cosas sobre diagnósticos de sobrecarga.

Continuaremos en la misión de crear medidas para asegurar ante cualquier circunstancia el 100% de disponibilidad de un servicio que hoy en día es tan esencial para el trabajo de tanta gente.

Agradecemos por toda la paciencia que nos tuvieron nuestros usuarios durante los días difíciles.

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Conoce la nueva presentación del calendario de actividades

Hemos rediseñado por completo la manera como se muestran los eventos próximos en la pantalla principal.

Después de largas reflexiones y lluvias de ideas llegamos al siguiente resultado, que esperamos te parezca mucho más atractivo y funcional. La motivación principal fue hacer más notorio lo que está por suceder, y mostrar los eventos agrupados por día para dar una mejor idea de qué sucede en cada uno.

Pon abajo tu comentario o regálanos un “like“. Tu retroalimentación motiva a todo el equipo a continuar mejorando Colaboranet!

nuevo calendarioNOTA estos eventos son ilustratvos. Los eventos de tu escuela se muestran dentro de tu plataforma.

 

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¿Lo compro, lo hago, lo rento?

Este artículo está destinado a quienes toman las decisiones de estrategia tecnológica en las escuelas.

Si estás pensando en invertir tiempo, dinero y esfuerzo en la realización de un desarrollo de intranet escolar propio, apoyado por el personal de sistemas, o bien subcontratado con terceros… la siguiente información te puede ser de utilidad, ya que esta decisión puede conllevar riesgos que se han de tener en cuenta.

Hay personal de informática en cada escuela, que se ocupa de los “sistemas”:  computadoras, sistemas operativos, programas, redes, salas de cómputo etc.  Seguramente, además, este personal tiene las capacidades necesarias para hacer desarrollos interesantes. Por ejemplo, puede abrir una sección del sitio web de la escuela,  alimentando desde hojas de cálculo las calificaciones de exámenes de los alumnos, y con un mecanismo de acceso protegido para que alumnos y padres de familia puedan consultar los resultados. También puede programar un mecanismo para publicar las circulares, noticias y avisos.

Lo descrito en el párrafo anterior no conforma una intranet.

También, habrá quien te asegure  que sabe cómo hacer la intranet; le crees y le confías el desarrollo. Al paso del tiempo, la realidad demuestra frecuentemente que no era tan sencillo;  mientras tanto el colegio ya invirtió energía y recursos económicos en un trayecto lleno de obstáculos, y surgen las decepciones.

Hemos conocido escuelas, que han optado por los desarrollos propios y al cabo de tres o  cuatro años no logran consolidar el proyecto, y continúan con las mismas prácticas de años atrás, sin evolución  en sus métodos de trabajo, ni en la cultura informática de su comunidad. Al voltear a ver a la competencia, se dan cuenta que se han rezagado, y eso puede tener impacto en su prestigio primero, y luego en su matrícula.

De un desarrollo propio “a la medida” a tener una intranet con toda una gama de aplicaciones y mecanismos, que se vayan modernizando velozmente a la par de los desarrollos tecnológicos disponibles, hay un abismo. Considera como ejemplo la cantidad de sitios que al no contar con versiones para dispositivos móviles, quedan fuera del alcance inmediato del segmento creciente de usuarios que  que ya usa su iPhone o BlackBerry más que su computadora.

No se trata solamente de desarrollar e implantar un “programa”. Se trata, adicionalmente, de asumir un compromiso hacia la integración de una cultura informática innovadora y cambiante, bien asimilada por toda la comunidad de usuarios – alumnos, padres de familia, profesores, directivos y personal administrativo.

Creemos que el proveedor de la intranet, junto con las autoridades escolares, deben esforzarse para maximizar la eficacia de la comunicación, la integración de los miembros de la comunidad escolar y los resultados académicos y operativos.  Las publicaciones tales como circulares, noticias, calificaciones, videos, mensajes, material digital en línea, ligas web, tareas, blogs, comentarios y votaciones, deben poder ser  debidamente dirigidas (que solo las vea quien las deba ver),  atractivas (mediante  iconografía y estilos), y lo más importante: cualquier persona autorizada, debe poder publicar sin necesidad de capacitación previa.

Los sistemas profesionales de los que estamos hablando implican miles de horas-persona de desarrollo, decenas de miles  de líneas de código, y además mecanismos elaborados  para asegurar rendimiento, seguridad, disponibilidad, privacidad, y actualización frecuente, con capacidad  para responder a las necesidades en constante evolución de los usuarios.

La operación normal de un  desarrollo propio implica además mantenimiento de múltiples aspectos:

  • revisión y auditorías de seguridad (virus informáticos, intentos de “hack”,  espionaje de la red interna de la escuela, accesos físicos a los equipos y operaciones abusivas por personal  cuya relación laboral con la escuela termina de mala manera – incluido el personal de “sistemas”).
  • construcción de respaldos de datos realmente seguros (que no desaparezcan, por ejemplo en un incendio), y que en caso necesario sean efectivamente recuperables.
  •  soporte técnico a todo tipo de usuarios, desde novatos de primer ingreso hasta directivos con inquietudes de ampliación de capacidades.
  •  un protocolo interno definido y aplicado que garantice contractualmente la seguridad, confidencialidad y privacidad de los datos y programas contenidos en el sistema.
  • soporte técnico (corrección de errores, mejoras, actualizaciones)  y operativo (forma de uso)  a usuarios con edades, capacidades y perfiles muy disímiles.

Un sistema rentado no incurre directamente en estos aspectos de mantenimiento y soporte – el proveedor es quien se hace cargo.

¿Todo lo anterior, qué implica?

¡Implica recursos!  ¿y cuál es el recurso más caro? Precisamente el recurso humano.

Ahora bien, si estás pensando en mandar a desarrollar un sistema, ¿estás dispuesto a invertir en el recurso humano para realizar todas las tareas descritas arriba, contratar o designar al personal encargado,  “prepararlo” para realizar el trabajo?  Durante algún tiempo puede que las cosas funcionen, sin embargo, debes prever los cambios;  ese “recurso humano” necesita un plan de desarrollo y, llegado el momento, tendrás que ascenderlo o prescindir de él, y … volver a iniciar el proceso.

Además, ¿Quién, dentro de la escuela, puede supervisar y garantizar esto? Una escuela no está estructurada como una fábrica de software, ni tiene por qué estarlo.

El personal de “sistemas” y los “gurúes” informáticos  están suficientemente ocupados con sus actividades normales como para intervenir de manera significativa en el desarrollo de sus propios sistemas con estas dimensiones, incluso si los sub-contratan: la especificación, apoyo al diseño, coordinación con el proveedor, aseguramiento de calidad, instalación, mantenimiento y soporte son actividades que requieren una formación profesional y experiencia específicas, frecuentemente alejadas de la práctica común de los responsables de sistemas.

En pocas palabras: “Zapatero, a tus zapatos”. El personal de sistemas se ha de ocupar de sus sistemas, redes, equipos periféricos, computadoras y aplicaciones administrativas tales como nómina o inventarios, y no de coordinar o realizar desarrollos internos o sub-contratados. Las aplicaciones complicadas como una intranet con toda su complejidad, deben arrendarse a un proveedor externo, especializado y confiable.

¡Usa el espacio para comentarios bajo este artículo para dar tu opinión o compartir una anécdota relacionada!

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Al terminar tu tarea, márcala como “Realizada”


¡Mejora implantada!

¡Estimados alumnos! de acuerdo a las votaciones en el foro de mejoras a la plataforma, la siguiente idea obtuvo gran cantidad de votos y ya la hemos implantado:

“Que pueda marcar las tareas que ya hice como realizadas”

…  con la finalidad de que cuando revises el calendario de tareas identifiques rápidamente cuáles te falta hacer.

Además de agregar esta función aprovechamos para mejorar la vista del calendario, haciendo más grande todo y quitando las columnas de sábado y domingo para tener más espacio. Esperamos te guste y te sea útil.

Agradeceremos mucho que comenten sobre esta mejora o hagan click en Me gusta abajo de esta página para darnos retroalimentación.

Así se ve ahora una caja de tarea:







Nota que al hacer clic en una tarea sobre el calendario, primero se abrirá el cuadro con el detalle para que la verifiques, y es ahí donde la puedes marcar realizada.

Estas marcas son sólo para tu control personal, y también tus padres pueden verlas.

Si votaste por esta opción en el foro de mejoras, ahora tienes esos votos disponibles para que se los puedas poner a otra idea.

Hay una en particular que nos ha llamado la atención y queremos invitarte a votar por ella si te parece útil: Poder poner comentarios a cada tarea

¡Juntos construimos la mejor red social académica!

 

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Colaboranet como software de colaboración escolar

 

Colaboranet es una red social académica, que con un esquema de trabajo colaborativo, cubre las necesidades de colaboración y control escolar de mejor manera que los programas tradicionales de instalación local.

 

Colaboranet no es un programa que se compra e instala, sino un servicio informático respaldado por un equipo humano.

Este equipo absorbe la mayor parte de las tareas de configuración, y da apoyo permanente para ajustar la funcionalidad a los cambios de políticas en la SEP o de políticas internas. Colaboranet no es un programa que se compra e instala, sino un servicio informático respaldado por un equipo humano.
Este modelo de trabajo es muy sencillo de implementar y mantener, porque no está sujeto a  que el personal del colegio se relacione con software complejo, que requiere capacitación extensiva. Además el modelo de hospedaje “off-site”, exime al colegio de realizar tareas de respaldo, actualizaciones, y prevención contra virus.

Cada profesor, directivo, administrativo, alumno, y tutor accede a la información de su ámbito de manera directa y a través de cualquier conexión a Internet.

En el modelo tradicional de control escolar, el software se debe instalar en cierta computadora central, y en el mejor de los casos sólo es posible acceder desde otras computadoras en la institución después de laboriosas tareas de configuración de redes. Además el funcionamiento es dependiente de un encargado capacitado e indispensable dentro de la institución.
Con el modelo en línea de Colaboranet, una conexión a Internet es suficiente para que un usuario se conecte al sistema incluso desde su casa, y sus dudas o necesidades son atendidas por un equipo de soporte especializado.

Colaboranet reutiliza las habilidades de uso de internet.

Cientos de millones de usuarios de Facebook lo manejan sin haber recibido un curso de capacitación. Hacer las aplicaciones utilizables e intuitivas es un arte con lo que Colaboranet está muy comprometido. La estrategia es una interfaz en la que los usuarios puedan re-utilizar el conocimiento que han desarrollado en las aplicaciones más populares de esta época, y así poder también usar Colaboranet sin necesidad de capacitación.

Colaboranet cubre de manera eficiente las necesidades más importantes del control escolar:

Calificaciones
Captura distribuida, cálculos automáticos, generación de concentrados, impresion de boletas en formatos internos y oficiales, consulta en línea de calificaciones, generación de estadísticas numéricas y gráficas, control de modificaciones y consulta histórica.

Admisiones
Sistema de seguimiento al proceso de admisión desde el registro del aspirante hasta su incorporación. Este sistema permite a todo el personal involucrado en la admisión colaborar de manera organizada para dar atención personalizada a cada candidato.

Colegiaturas
Enlace via Excel con el sistema contable actual para publicación en línea de adeudos, historial de pagos, envío automático de recordatorios, y consulta de referencias bancarias.

Manejo de fichas de datos
Sin limitaciones en cuanto a las secciones de datos que la escuela requiere manejar, y con posibilidad de ser puestas al día directamente por los padres vía web. Con este esquema, la escuela siempre puede contar con la información más actualizada.

Colaboranet es mucho más que control escolar… para conocer el proyecto completo visite www.colaboranet.com

 

 

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El calendario de actividades. Un reto de cambio de lo tradicional a lo moderno.

La publicación de calendarios de actividades es una de las cosas que Colaboranet resuelve muy bien, pero algunos usuarios aun utilizan el metodo tradicional de calendarios estáticos adjuntos como círculares.

Este breve artículo habla de las ventajas que otorga poder consultar los eventos en el area de la plataforma diseñada para ello, en vez de como archivos Word o PDF adjuntos.

Todo en el mismo lugar
Cada grupo, nivel, sección, clase, y círculo de usuarios tiene su propio calendario de actividades, pero cada usuario no necesita consultar más que uno solo, donde se muestran todos los eventos que le competen dado el grupo en que está y círculos a los que pertenece.

Un padre de familia que tenga un hijo en primaria y otro en secundaria, no necesita consultar dos calendarios, sino que tiene acceso inmediato a todo lo relacionado a ambas secciones. O bien un alumno que es miembro de un equipo representativo de deportes también ve en su calendario la programación de actividades del equipo, pero otro alumno de su mismo grupo que no pertenezca al equipo no verá dichos eventos.

Modificaciones dinámicas
El calendario en Colaboranet es dinámico! Cambiar un evento de dia es tan fácil como seleccionar el evento y arrastrarlo a su nueva fecha, y en ese instante los usuarios pueden ver ya su calendario actualizado.
Los días en que se imprimia un calendario a principio de mes exclusivamente, y si se agregaba un imprevisto o se cambiaba algo de fecha había que avisar por otros medios han quedado atrás. Los usuarios siempre tienen lo más actualizado al alcance de unos clicks.
Todos contribuyen
El modelo decentralizado publicación de información en Colaboranet permite que todos contribuyan a la creación de los calendarios. Cada profesor puede poner las fechas de examen de sus materias, o bien si un alumno nota que falta algo en el calendario de su grupo, puede sugerirlo y quedar agregado cuando un profesor lo autorice.

El reto de una nueva práctica

A pesar de las ventajas de hacer la programación de eventos en el calendario de Colaboranet, aun hay usuarios que crean un archivo con el calendario de actividades del mes y lo adjuntan como una circular. Esto es un traslado de la práctica antigua de imprimir y repartir un calendario, que no es incorrecta, pero que desaprovecha las nuevas posibilidades que tienen a la mano.
Esto es especialmente problemático cuando algunos de los eventos se ponen en el calendario de Colaboranet y otros sólo aparecen en calendario adicionales subidos como archivos. Esto da señales contradictorias a los usuarios sobre qué calendario deberían consultar y provoca con frecuencia que no se enteren de algunos eventos que no estaban en el calendario que revisaron.

Sabemos sobre la dificultad que puede significar sustituir una costumbre por una mejor práctica, pero creemos que vale la pena hacer campaña activa para orientar a los usuarios que recurren a este método de adjuntar calendarios, para que toda la comunidad pueda aprovechar al máximo las posibilidades de esta red social académica.

En la sección Inicio / Tutoriales en la plataforma, se puede consultar un video con instrucciones prácticas sobre como llenar un calendario de actividades.
Como siempre, quedamos abiertos a tu participación con sugerencias, dudas o felicitaciones!

Ricardo R.

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Notificando errores de captura a usuarios que no miran la pantalla

Como programador de software, pruebo lo que desarrollo viendo la pantalla de la computadora. Para la mayoría de las aplicaciones esto es suficiente, pero hace unos días encontré el origen de varios errores en la captura de listas de calificaciones debido a que esa parte nunca fue probada sin mirar la pantalla.

Un profesor con habilidad para teclear números a alta velocidad tiene la mirada sobre su lista de papel, y teclea las calificaciones a gran velocidad alternando, número, enter, número, enter, número, enter…

Un mecanismo de validación vigila las cantidades introducidas para que sean calificaciones válidas. Meter la calificacion 20 por error de dedo hace que se muestre un mensaje de error, peeeero… este mensaje podía ser cerrado usando la tecla “enter”. O sea… después de que la plataforma trataba de avisar el error al profesor, el profesor cerraba inadvertidamente el mensaje después de capturar la siguiente calificación, y por supuesto, la lista quedaba mal capturada.

Encontrar esta situación requirío un buen tiempo de experimentación porque no se nos reportó el caso resuelto sino en calidad de misterio. Algunos usuarios sí trataron de solucionarlo y apuntaron que el error se debía al proceso de auto salvado de lista, que nos pedían desactivar. La petición de soporte fue “desactiven por favor el auto salvado”, pero no explicaban el motivo… así que en un principio no conocíamos siquiera el problema real.

El caso quedó abierto hasta que averiguamos el problema tras la solución solicitada, y logramos replicar el escenario de captura sin mirar la pantalla. En este escenario, se escucho por fin el ¡Eureka!

Instumentar la solución fue mucho más fácil que encontrar el verdadero problema… simplemente agregamos un sonido al mensaje de error para llamar la atención del profesor, y deshabilitamos el Enter como tecla para cerrar el mensaje; solamente dejamos la  tecla  Esc para cerrarlo.

Nos da mucho gusto cuando podemos hacer algo simple que mejora mucho la usabilidad de la plataforma. A mi me dejó pensando qué otras cosas sencillas puedo hacer por aquí o por allá que ayuden a que Colaboranet sea de un uso mucho más placentero.

Al día siguiente me vino la primer cosa sencilla trascendente… abrir las puertas a que todos propongan más! ahora puedes usar el botón de Feedback del lado derecho de la pantalla, para proponer una mejora, ver lo que otros proponen, y votar por las mejores ideas.

Esperamos que participes; juntos podemos sacarle brillo a esta plataforma, que es tuya!

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